本プロジェクトの背景と課題
メーカー企業では, 社内標準, 作業手順書, 品質規定, 安全ルール, 設備保全マニュアルなどが部門・拠点ごとに蓄積され, 文書の体系が分散・肥大化しやすい。結果として, 現場や間接部門では「知りたい情報にすぐ辿り着けない」「どれが最新版か分からない」「人によって参照する文書が違う」といった問題が発生する。
さらに, 標準や手順は改訂頻度が高く, 現場へ周知が追いつかない場合, 誤った手順で作業が進み, 品質不良や安全事故, 監査指摘につながるリスクがある。一方で, 問い合わせ対応は特定のベテランや管理者に集中し, 繰り返しのQA対応がボトルネックとなり, 属人化が進む。
本プロジェクトは, 社内標準・手順書を統一的に管理し, 社員が自然文で質問すると, 根拠となる文書を参照しながら回答を返す自動QAエージェントを構築することで, 情報検索の時間を削減し, 標準遵守を強化し, 属人化を解消することを目的とする。
技術概要とアーキテクチャ
本プロジェクトでは, 標準類・手順書・規定文書（PDF, Word, Excel等）を集約し, 文書を構造化したうえで検索可能なナレッジベースを構築する。ユーザーはチャットUIから質問を入力し, QAエージェントが関連文書を検索し, 必要箇所を引用しながら回答する。
中核はRAG（Retrieval-Augmented Generation）である。まず文書を章・節・手順単位に分割し, 文書メタデータ（拠点, 工程, 設備, 文書種別, 改訂日, 有効期限など）を付与してベクトル化する。質問が入ると, メタデータフィルタとベクトル検索を組み合わせて根拠候補を抽出し, LLMが回答文を生成する。その際, 必ず根拠箇所を添付し, 回答の出典を明示することで現場での信頼性を担保する。
加えて, 改訂管理と権限管理を組み込み, 「最新版のみ回答対象」「拠点ごとに異なる標準は拠点属性で出し分け」といった統制を行う。問い合わせログを蓄積し, よくある質問のテンプレ化や文書改善のフィードバックにもつなげる。
技術詳細
- 文書収集・統合
- 標準, 手順書, 規定, マニュアルの集約（PDF/Office/画像スキャン対応）
- フォルダ/拠点/部門単位の分類ルール設計
- 文書メタデータ付与（文書ID, 版, 改訂日, 有効性, 対象工程 等）
- 文書構造化・前処理
- OCRによるスキャン文書のテキスト化
- 見出し・章節・手順番号・注意事項の抽出
- 表・箇条書き・図表キャプションの構造保持
- 改訂履歴や差分情報の抽出（版管理強化）
- 検索・検索品質向上
- チャンク設計（章節単位, 手順単位）と索引化
- ベクトル検索＋キーワード検索のハイブリッド検索
- メタデータフィルタ（拠点, 工程, 設備, 文書種別）
- 類義語・略語辞書の整備（現場用語対応）
- QA生成（RAG）
- 根拠箇所を引用して回答する生成（出典提示）
- 回答フォーマットの標準化（結論→手順→注意点→参照）
- 不確実時の「不明」回答と追加確認事項の提示
- 関連文書の提示（手順書, 規定, 監査観点 等）
- 運用・ガバナンス
- 版管理（最新版優先, 旧版の参照制限）
- アクセス制御（部署/権限に応じた参照範囲制御）
- 問い合わせログ分析によるFAQ化と文書改善提案
- 回答評価（正誤フィードバック）による品質改善ループ
- UI・現場展開
- チャットUI（Teams/Slack/社内ポータル等）への統合
- クリックで根拠箇所へ遷移できる参照UI
- “手順チェックリスト化”など現場作業への転用機能（オプション）
- 多言語対応（海外工場向け）オプション
HI3の提供価値
本プロジェクトにより, 社内標準・手順書の検索と確認にかかる時間が大幅に削減され, 現場の作業効率が向上する。加えて, 「最新版の標準に基づいた回答」を徹底できるため, 手順逸脱や誤作業を抑制し, 品質・安全・監査対応の観点でも効果が大きい。
また, 問い合わせ対応がベテランや管理者に集中していた状況を改善し, QAを組織の仕組みとして標準化できる。問い合わせログを通じて, 文書体系の弱点（分かりにくい箇所, 抜け漏れ, 改訂の影響範囲）も可視化され, 標準そのものの改善につながる。
結果として, 単なる検索ツールではなく, 標準遵守を支える“運用可能な業務エージェント”として機能し, 現場の暗黙知と規定知を統合した継続的な学習サイクルを企業内に実装
